書類整理がうまくいく3つのコツ

おかたづけの考え方

以前は苦手だった書類整理。
でも私は、取扱説明書でもプリントでも、紙で置いておきたいタイプです。
なのでいろいろ試行錯誤してみました。
今でも、得意!とまでは言えませんが、ないない~!と書類を探すことはなくなりました。

以前は「取扱説明書」とか「重要書類」とか、おおまかに分けていただけ。
処分するか置いておくかをあまり考えもせずに、なんとなーくまとめてありました。
この中にはあるはず、というなんとなくの把握しかできていませんでした。

そしてそこには入れにくいジャンルの紙類が難しい…。
「結果待ちのくじ付きはがき」とか「クリーニング店の割引はがき」とか。
イマイチどこに入れていいかわからなくないですか??
しまい込んだら忘れるし、出しておいたら邪魔だし。
どうしようと思いながら適当にクリアファイルへ入れデスクに置きっぱなし。
で、結局探さないといけなくなったり、忘れてしまっていたり。

ファイルに綴じると穴あけ作業をしたりインデックスを作るのが面倒で、そのまま挟んであったり。

そんな失敗をしてました。かなり適当ですね。
そんな私ですが、学んだり試してみたりしてうまく行くようになった3つのコツをご紹介します。

家庭の書類整理3つのコツ

使用頻度で分ける

先ほどの例で、「結果待ちのくじ付きはがき」や「クリーニング店の割引はがき」をあげました。
これらは一定期間保存後、処理するものです。
ほかには宅配チラシ、イベントのチラシやチケット、学校や園のプリントなどがあります。



一定期間保存し処理するものは、手の届きやすいところに。

一方、「取扱説明書」や「金融」「契約」などの書類は中長期的に保存するものです。



中長期的に保存するものは、手の届きにくい収納の上のほうや別の部屋の収納でもよい。

収納場所が違うので、まずは使用頻度で分けて住所を決めると、うまくいくようになりました。

なので例えばうちの場合
年金手帳(長期保存)とねんきん定期便(新しいものがきたら入れ替え)は違うところに入っています。
どちらも『金融』カテゴリーなんですが、使用頻度で分けています。
これはうちの場合なので、一緒に入れたほうがわかりやすいとか、一緒に収納場所を確保できるなら、一緒でも問題ありません。
ご自身がわかりやすい方法で!

クリアブックをやめる

中長期保存の書類には、以前はクリアブックを使っていました。


こういった透明のポケットが冊子になっているものです。

でもクリアブックだとなんだかうまくいかない。
原因は
・後で追加しようとするとページが足りなくなる
・不要になったものを取り除くと真ん中のほうが抜けてしまいインデックスが変になる
・どこに入れていいかわからないジャンルのものが出てくる
といったことでした。

そこでクリアブックをやめ、ファイルボックスでジャンル分けすることに。

ファイルボックス→大きな分類<例:取扱説明書>
(無印良品ポリプロピレンスタンドファイルボックス・ワイド・A4用・ホワイトグレー)
個別フォルダー→中分類<例:キッチン>
(コクヨ個別フォルダーカラーA4グレー)
インデックス付きクリアファイル→小さな分類<例:レンジフード>
(類似品:アスクルクリアホルダーインデックス&マチ付)
という感じで分けています。

このファイルボックスは「取扱説明書」のボックス。
この中に「キッチン」「住宅設備」「子ども関連」「その他」という個別フォルダーが入っている。
そしてそれぞれの個別フォルダーの中に、「キッチン」なら「レンジフード」や「コンロ」などのクリアファイルが入っている、
という分け方です。

「その他」という項目を作ると、どこに所属するかわかりにくい書類の居場所ができます。

わかりやすい分類のしかたやお持ちの書類はそれぞれのご家庭で違うと思いますので、参考まで。

この形だと、不要になったものも処分しやすく、新しく入ってきたものの追加もしやすいです。
整理した当時、頑張ってテプラでインデックスを作成しましたが、手書きでも全く問題ありません。
美しいほうがお好きな方はテプラで。
面倒が勝ってしまう方はハードルを下げて手書きで。

うちはスペースの都合上ファイルボックスは縦置きです。
もちろんファイルボックス横置きでも使いやすいと思います。
この無印良品のファイルボックスはしっかりしている分重いので、上の方に置くときは注意してください。

見やすさだけでなく、処分のしやすさも考える

これでとっても書類を探しやすく、見やすくなったのですが、問題は一定期間保存した後に処分する書類。
処分がうまくいかないと、すぐに溜まってしまうのですよね。
そうするとカオスに…。

そういった「消費期限」のある書類はひとまとめにして、内容ごとにわけて住所をつくることで、チェックしやすくなります。


(セキセイアクティフ 6インデックスフォルダーA4)

「イベント」や「チケット」、「確認するもの」、「金融・年金」などの項目に分けています。
新しいものを入れたタイミングなどに、たまにチェックするようにしています。

「その他」スペースも作って、どんなものにも住所ができるようにしています。


私はこんな感じで住所を作っています。
そしてマイデスクのそばに置いています。

子どもの小学校や習い事のプリントについても中長期と短期保存に分けています。
短期保存についてはこの6山のファイルを子ども別に用意しています。

またそれとは別に「予防接種のお知らせ」のような忘れてはいけない書類は壁に貼っています。


こちらはかなり以前の写真ですが…
壁にマグネットペイントという塗料を塗りました。

また中長期保存の中にも、消費期限が早めにやってくる短期間だけの保証書があります。
そこで取扱説明書・保証書のファイルボックスの中に『短期間保証書』というクリアファイルを設けています


家電製品や時計など、保証期間が半年や1年間だけのものが結構あります。
それらを集めて入れていて、新しいものが入ってきたタイミングで、保証期間が過ぎたものをチェックして処分しています。


私はこの3つのコツで、書類を探したり、そのままデスクに置きっぱなしがなくなりました。
ネットで見れるものは、少しづつ処分していこうと思います。

書類整理に悩む方の参考になると嬉しいです。
大阪の整理収納アドバイザー、はやしあきでした。


まずは苦手を知るところから。お気軽にどうぞ!

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